某公司法务部关于合同管理要求

第一条本要求适用范围为××公司。

第二条公司对外签署的工程发包及采购合同原则上采用招投标方式，并应该以先签订合同而后进行工作为原则。

第三条公司所有合同，都必须采用书面形式签订。合同文本应当正式打印或印刷制成。

公司对外签订的任何合同在签订前均应按本要求规定的合同会签程序交由相关部门审查。

第四条合同承办部门应对其提供的材料的真实性负责。任何人不得以任何形式泄露合同中涉及公司商业秘密的内容。

第五条合同承办人须依法律、法规及本管理要求进行工作，并应对自签约起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时负责处理，并将处理结果及时上报。

第六条公司关于商品房销售、房屋租赁、劳动合同等针对特定事项适用合同范本的合同，在相应合同范本经公司会议审查备案后，可不必按合同会签程序报审，但针对上述事项所签订的补充协议、变更协议仍应适用合同会签程序。

第七条合同初稿原则上由合同承办部门负责提供。合同初稿应尽量使用国家有关部门公布的合同范本或公司拟定的专用合同范本。

第八条合同签订的前置工作：

合同签署工作前置时间准备：合同承办部门应合理安排合同签署的准备工作。

开始合同签署准备时应该完成与该合同相关经济指标的预算工作，如系工程施工合同应确定图纸。

第九条合同草拟的同时，合同承办部门应认真调查了解并审查合同对方的资信情况、实际履约能力等。

第十条承办部门拟定初稿后，由本部门经理进行初稿审查和修改，由本部门经理报送行政部，由行政部负责合同会签流程。对于大额合同，如系承办部门需要，可要求集团法务部门参与合同的制定及谈判。

第十一条各审签部门应对涉及本部门的专业内容、业务工作予以认真审核并在合同初稿中提出书面修改意见。

第十二条对于审签部门审查合同提出的修改意见，由合同承办部门按照各部门提出的意见予以解释并进行修改，而后负责与合同对方协调沟通。

第十三条承办部门结合业务实际，吸收审签部门意见修改合同后，可制作正式合同文本，按合同会签程序报批。

第十四条合同承办部门在完成合同文稿的初稿审查和修改后，应按流程报审，进入合同会签程序。

1．报审资料：合同正本及由各审签部门修改的合同初稿，以及合同的相应附件，包括对方单位的资质材料及相关技术资料。

2．会签流程：

承办部门经理签批后，按照其他业务涉及部门、法务部、财务总监、承办部门主管副总的顺序将合同等资料交由各审签部门进行会签。各审签部门收到后，原则上审签时间不得超过一个工作日。

需要总裁签署或加盖公司用章的合同，在主管副总完成会签后，应将合同提交总裁秘书，在总裁完成会签后，由承办部门按正本制作所需份数，提交盖章和归档。并将应提交给合同相对方的份数返还给对方。

第十五条合同文本管理的范围：公司在履行合同过程中所形成的各种不同形式和载体的合同文件材料，包括合同订立过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、资信调查材料、意向书、公证书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书、来往文电、合同正本及附件等，合同履行过程中产生的货物仓单或有关凭证、货物进出口的海关报关单副本、商品检验和工商登记材料、技术交底纪要、工程例会纪要、付款凭证等，以及有关合同修改、补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的材料。以上材料均由合同承办部门负责收集，承办部门在收集后三日内交公司行政部保存。

第十六条合同档案：

（1）合同档案是指公司的合同及其他与合同有关的有保存价值的文件资料。

（2）责任部门：公司合同档案管理由行政部专人负责。属合同档案的文件资料，任何个人不得擅自留存。

（3）保管：合同文本在管理印章部门盖章后，应按合同规定份数由财务部持有合同正本，行政部持有合同副本留存，合同承办部门保留复印件。行政部为每份合同独立建立一个档案，与该合同有关的档案材料均在一个档案里保存。

（4）收集：合同履行过程中，合同承办人应及时负责收集、整理与合同有关的各种文件材料，经审查确认后交行政部归档集中统一保管。凡归档的合同文件材料必须是原件。没有原件的，必须附书面说明，并采取必要的补救措施。

（5）借阅：合同档案原件不得随意借出，如确需要借出，严格按借阅制度办理。

第十七条合同执行完毕后，合同承办部门负责编写合同情况说明并整理合同所有资料及结算资料，交行政部存档。如系工程合同，应在竣工后，签订尾保协议（尾保协议也应同时交行政部），尾保协议执行完与原合同资料一同存档。合同执行的所有资料包括：合同原件、尾保合同原件、合同执行情况说明、洽商资料、竣工资料等相关资料。

第十八条合同履行过程中，由合同承办部门负责跟踪了解合同履行情况。如果对方没有严格履行合同，应及时调查了解对方不履行合同的原因及有关情况，同时向法务部报告，并向公司及时汇报。如果对方出现不能履行或者不能完全履行合同的情况，要求变更或解除合同的，合同承办部门应及时向法务部反映情况，提出处理意见，报总裁批准后，与对方协商变更或解除合同。协商不成的，应及时采取补救措施，并依法追究对方违约责任。

第十九条合同履行过程中任何钱或物的交付、验收以及其他履行行为（包括技术交底、工程例会等）都必须取得相应的有效书面凭证，该书面凭证的原件应交承办部门，承办部门在收取后三日内交行政部保存。

第二十条合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应及时向法务部报告，并报总裁，与对方共同协商处理。协商不成，需要进入诉讼程序的，按照有关规定处理。

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